Indicadores (Metas Numéricas) y el Diagnóstico de Procesos: Sencilla aplicación de una verdad universal

Esta herramienta tiene como finalidad representar el diagnóstico de un proceso u otro componente organizacional, aplicando un enfoque basado en el principio de causalidad y en la gestión por indicadores.

El Mapa de Causalidad, equivale a una simplificación de conceptos contenidos en técnicas como diagramas de Ishikawa, árboles de problemas y soluciones, mapa estratégico, DMAIC, marco lógico, dinámica de sistemas, entre otros. Dicha plantilla ha pasado con éxito la prueba de la utilidad práctica en decenas de proyectos.

La estructura de la herramienta (ver diagrama) muestra tres zonas horizontales: objetivos, problemas, soluciones; por otro lado está la vertical, que agrupa columnas relativas a indicadores de gestión. A continuación, una posible secuencia de pasos a seguir:

1. Definir objetivos. Se define la situación deseada. Pueden obtenerse de los documentos o instrumentos de gestión. Sobre todo, el plan estratégico puede ser una fuente importante para identificar procesos a mejorar a fin de implementar la estrategia. En caso sea necesario definir más de dos objetivos, conviene mostrar con flechas las relaciones causa-efecto entre ellos, pues contribuye a esclarecer la naturaleza de la problemática. Recomendamos expresarlos como frases que se inician con verbos en infinitivo.

2. Identificar barreras. Preguntémonos: ¿qué impide lograr nuestros objetivos? Aquí tenemos un enfoque similar al de teoría de restricciones. Este es el bloque donde más conviene aplicar el análisis de la causalidad entre los problemas directamente asociados a los objetivos, las causas de aquellos, y las causas de dichas causas, buscado establecer unas pocas reconocidas como la raíz. Es recomendable frasearlas como sustantivos o frases sustantivas, seguidas de una coma y luego de un adjetivo o frase que exprese la situación negativa.

3. Diseñar soluciones. Nos proponemos acciones que reducirán o eliminarán las barreras, en especial a las causas raíz. Se puede elegir proyectos a largo plazo (de tres a seis meses aproximadamente) o tareas (oportunidades de mejora inmediata). Lo ideal es expresarlos con frases sustantivas cortas a modo de etiquetas o títulos, pues en otro documento anexo será necesario describirlos con mayor detalle. Como puede notarse, las flechas de causalidad se utilizan para expresar precedencias entre soluciones.

4. Diseñar metas numércias. Estos permiten precisar los objetivos y fijar la magnitud de la mejora a partir de establecer los valores actuales y deseados. También facilitan la identificación de las barreras más críticas. Cuando estamos frente a la necesidad de realizar un primer y rápido análisis, fijar estos valores podría desbordar el plazo aceptable (en especial si esto conlleva un esfuerzo de levantamiento de datos y/o de negociación de expectativas respecto a metas). En tales casos, y sólo como excepción, se pueden usar las ventajas de representación gráfica para sintetizar el análisis desarrollado y abordar posteriormente el diseño de indicadores.

En este sumario de la metodología se pueden notar sus ventajas, entre las que destaca la simplicidad y el enfoque visual (lo cual es una tendencia para el desarrollo organizacional). Es por ello que facilita el análisis co-creativo, tanto en la alta dirección como con los analistas y las personas que ejecutan las actividades bajo análisis.

Referencias

[1] El diagrama causal, un método para conectar objetivos y las alternativas para conseguirlos. http://www.aragonvalley.com/diagrama-causal-metodo-conectar-objetivos-alternativas/#.XR6EBuv0mHs

[2] El árbol de objetivos (Goal Tree) como método para establecer criterios. http://www.aragonvalley.com/arbol-de-objetivos-goal-tree-metodo-establecer-criterios

[3] Video. Mapa de Causalidad – MCAU. https://www.youtube.com/watch?v=Amq4jKWweFw

[4] Actualización de artículo inicialmente publicado en: https://www.esan.edu.pe/conexion/bloggers/toolbox/2017/06/indicadores-y-el-diagnostico-de-procesos-sencilla-aplicacion-de-una-verdad-universal/

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